PROTECTION DES DONNÉES

Introduction

Cette politique a pour objectif d’encadrer la conformité des traitements de données à caractère personnel et le respect des droits des personnes concernées pour l’ensemble des données gérées par Elyade et ses différentes entités.

Les textes de référence de cette politique sont :

Le règlement 2016-679 du 27 avril 2016 dit RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données)
La Loi Informatique et Libertés, dans sa version en vigueur

Elyade – en représentation de ses différentes entités – agit en qualité de Responsable de traitement et s’engage à prendre et maintenir les mesures techniques et organisationnelles appropriées et à garantir les droits des personnes concernées conformément aux dispositions de l’article 32 du RGPD et compte tenu de l’état de l’art applicable.

Identité du responsable de traitement

ELYADE – SAS au capital de 100 000 euros
Numéro de Siret : 491 206 470 00024
Numéro d’identification : 491206470 RCS Toulouse

Siège social : 29 rue Jean Monnet, ZA du Cassé II, 31240 Saint-Jean
Accueil téléphonique siège : 05.62.22.96.00
Adresse email : accueil@elyade.com

Informations complémentaires : Voir les mentions légales

Délégué à la protection des données

La société ELYADE a procédé à la nomination d’un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

Courriel : dpo@elyade.com
Adresse postale : ELYADE, À l’attention du délégué à la protection des données (DPO), 29 rue Jean Monnet, ZA du Cassé, 31240 Saint-Jean

Comment utilisons-nous les données personnelles collectées sur ce site ?

Types de traitements	Données concernées par le traitement	Finalités du traitement	Bases légales du traitement	Durée de conservation
Actions de prospection commerciale et de marketing	Données d’identification ; date d’abonnement ; statistiques.	Le traitement a pour objet de permettre des opérations de prospection	Consentement (Article 6.1.a du RGPD)	Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact
Actions de prospection des partenaires conseillers en gestion du patrimoine	Civilité/Nom/ Prénom/ E-mail/ Téléphone /Département/ Tranche d’âge/ Tranche du montant de l’impôt	Le traitement a pour objet de permettre des opérations de prospection par les partenaires, à savoir les conseillers en gestion du patrimoine	Consentement (Article 6.1.a du RGPD)	Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact
Compte client/utilisateur – Gestion commerciale	Données relatives à d’identification, aux moyens de paiement utilisés, à la transaction et aux services souscrits des clients et conseillers en gestion du patrimoine	Le traitement a pour objet de : – Gestion de la relation contractuelle – Tenue de la comptabilité – Réalisation de statistiques – Réalisation d’enquête de satisfaction et d’études client – Gestion des réclamations, du SAV, des garanties – Gestion des réclamations, – Gestion des droits des personnes	Exécution d’un contrat (article 6.1.b du RGPD) Intérêt légitime (Article 6.1.f), à savoir maintenir la sécurité de notre site Internet. Respect d’une obligation légale (article 6.1.c du RGPD)	Durée de la relation contractuelle. Durée nécessaire pour répondre aux obligations comptables et fiscales. Durée du délai de prescription applicable.
Formulaire de contact	Données d’identification ; date et objet de la demande ; Suites apportées ; Statistiques ;	Le traitement a pour objet de répondre à vos demandes. Il permet : – La réception des demandes adressées, – La gestion des suites données à ces demandes, – La réalisation de statistiques.	Consentement (Article 6.1.a du RGPD) Exécution d’une mesure précontractuelle ou contractuelle (article 6.1.b du RGPD) Intérêt légitime (Article 6.1.f), à savoir connaître les attentes des utilisateurs du site	2 ans à compter du dernier contact. Durée de la relation contractuelle augmentée de la durée de la prescription applicable pour les clients.
Gestion des comptes sociaux	Données visibles sur les plateformes des réseaux sociaux concernés	Administration technique des comptes ; interactions avec les utilisateurs des réseaux sociaux ; Statistiques.	Intérêt légitime (Article 6.1.f), à savoir la gestion des réseaux sociaux	Le temps de l’existence du compte de réseau social
Gestion locative – Proposition de biens à louer	Données d’identification (nom, prénom); Coordonnées de contact (selon la préférence des personnes concernées : adresse électronique et/ou numéro de téléphone) ; critères de recherche (localisation, loyer, surface, etc.).	– Analyse des critères des biens recherchés par d’éventuels locataires pour l’envoi de propositions de location – Envoi de propositions de locations analogues au bien pour lequel la personne concernée a présenté un intérêt	– Mesures précontractuelles – Intérêt légitime (sous réserve que la personne concernée puisse s’opposer à tout moment)	Trois (3) ans à compter du dernier contact des personnes concernées avec l’organisme ;
Gestion locative – gestion de la pré-contractualisation et de la conclusion du contrat de bail	Données des candidats à la location et de leurs éventuels garants, relatives à : leur identification ; leurs coordonnées postales ; leur situation professionnelle et leurs ressources	– Organisation des visites – Appréciation de la solvabilité – Conclusion du bail et de ses annexes	Mesures précontractuelles	Trois (3) mois en base active La durée contractuelle et jusqu’à la clôture des comptes du locataire en base active, puis en archivage intermédiaire pendant une durée ne pouvant en principe excéder : o trois (3) ans en cas de gestion directe (délai de prescription en matière de baux) ; o cinq (5) ans en cas de gestion déléguée ou semi-déléguée (délai de prescription en matière civile).
Gestion du déroulement du contrat	Données complémentaires relatives au locataire : ses coordonnées bancaires ; son adresse électronique sous réserve d’avoir obtenu son consentement ; son numéro d’allocataire à la Caisse d’allocations familiales (CAF) ou à la Mutualité sociale agricole (MSA) en cas de perception de l’allocation logement en tiers payant ; l’attestation d’assurance ; l’identité de l’époux, de l’épouse ou de la personne pacsée avec le locataire en titre en cas de demande la cotitularité, conformément à l’article 1751 du code civil.	– Suivi du paiement des loyers, charges et dépôts de garantie – Gestion de l’occupation du logement – Vérification de la souscription de l’assurance – Gestion de l’assurance loyers impayés – Agrégation des données pour la transmission de statistiques aux observatoires locaux des loyers	– Exécution du contrat – Obligation légale	Trois (3) mois en base active La durée contractuelle et jusqu’à la clôture des comptes du locataire en base active, puis en archivage intermédiaire pendant une durée ne pouvant en principe excéder : o trois (3) ans en cas de gestion directe (délai de prescription en matière de baux) ; o cinq (5) ans en cas de gestion déléguée ou semi-déléguée (délai de prescription en matière civile).
Gestion de la fin du contrat – Résiliation du bail	Informations relatives au préavis et à l’état des lieux de sortie du logement & le cas échéant les documents justifiant le délai réduit de préavis	Résiliation du bail	Exécution du contrat	Trois (3) mois en base active La durée contractuelle et jusqu’à la clôture des comptes du locataire en base active, puis en archivage intermédiaire pendant une durée ne pouvant en principe excéder : o trois (3) ans en cas de gestion directe (délai de prescription en matière de baux) ; o cinq (5) ans en cas de gestion déléguée ou semi-déléguée (délai de prescription en matière civile).
Gestion de la fin du contrat – Gestion de la fin de solidarité	La copie de l’ordonnance de protection délivrée par le juge aux affaires familiales dont il bénéficie et préalablement notifiée à l’autre membre du couple ; 8 la copie d’une décision de condamnation pénale pour des faits de violences commis à son encontre ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui et rendue depuis moins de six mois.	Gestion de la fin de solidarité	Exécution du contrat	Jusqu’à la validation par le propriétaire de la réduction du préavis ou de la fin de solidarité en cas de gestion indirecte
Gestion du site internet	Données d’identification ; Données de navigation ; données relatives à la gestion des publications ; données relatives à la gestion des prestations techniques ; statistiques d’audience.	Préparation et publication de contenus. Mise en ligne des formulaires de contact. Administration technique. Gestion de la sécurité du site. Statistiques.	Intérêt légitime (Article 6.1.f), à savoir le fonctionnement du site internet	Publications : Jusqu’au retrait de la publication. Prestataires : 5 ans après la fin du contrat avec les prestataires. Logs : 6 mois
Navigation en ligne (cookies)	Données de navigation, Durée de votre visite, Informations techniques (adresse IP, navigateur utilisé, etc.)	Le traitement a pour objet – de permettre au site de fonctionner – d’améliorer l’interactivité du site (services proposés par des sites tiers tels les boutons de partage). – Diffuser des contenus appropriés selon l’appareil utilisé.	Intérêt légitime (Article 6.1.f), à savoir le fonctionnement du site pour les cookies fonctionnels. Consentement (Article 6.1.a du RGPD) pour les autres.	13 mois
Recrutement	Données d’identification et vie professionnelle figurant notamment dans le CV et les lettres de motivation.	Le traitement a pour objet de permettre des opérations de recrutement : traitement des candidatures (CV et lettre de motivation) et gestion des entretiens	Consentement (Article 6.1.a du RGPD) Exécution d’une mesure précontractuelle (article 6.1.b du RGPD)	Deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu.
Vérifications quant à la fraude et la lutte contre le blanchiment d’argent	Données d’identification, coordonnées, situation professionnelle, économique et financière, élément concernant le patrimoine.	La mise en œuvre des obligations de vigilance à l’égard de la clientèle conformément à l’approche par les risques.	Obligation légale	Cinq ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation.

A qui sont-elles transmises ?

Les données à caractère personnel sont être rendues accessibles uniquement aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions.

Il s’agit en particulier, en interne :

Vos données sont transmises aux différents services et entités d’Elyade en fonction de votre demande : Services support, Gestion, Location, Transaction, Syndic

En externe :

Aux propriétaires dans le cadre de la gestion de leurs biens
Aux assureurs pour la garantie des loyers impayés
A l’administration fiscale, notamment pour documenter le respect des plafonds de ressources des locataires dans le cadre des investissements locatifs intermédiaires ;
Au nouveau gestionnaire si le propriétaire décide d’en changer ;
À la cellule TRACFIN, conformément aux dispositions de l’article L. 561-2 du code monétaire et financier (les professionnels de l’immobilier sont assujettis au dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme) ;
Aux représentants des associations de locataires si une disposition légale le prévoit ou si les personnes concernées ont consenti à une telle transmission.
Au syndic ;
Aux entreprises devant effectuer des travaux
Aux autorités et organismes publics, pour répondre aux obligations légales,
A l’hébergeur du site, pour les opérations de maintenance, développement et sauvegarde du site internet
A l’hébergeur du logiciel métier pour l’accès à votre compte client
A notre agence web/communication pour les données de fréquentation de nos sites internet

Combien de temps sont conservées vos données ?

Elyade s’engage à ce que les données collectées soient conservées sous une forme permettant votre identification pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont collectées et traitées.

Les données peuvent être conservées plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessus, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) ou s’il a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable, en matière de discrimination par exemple.

Les données peuvent être conservées ultérieurement dans les cas suivants lorsque la conservation est nécessaire :

À l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information,
Au respect d’une obligation légale,
À l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement,
Pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique,
À des fins archivistiques dans l’intérêt public,
À des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques,
Ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Les critères pour déterminer les durées de conservation sont les suivants :

Les dispositions légales ou règlementaires
La doctrine et jurisprudence des autorités de contrôles
Les références sectorielles

La protection de vos données

Par Elyade :

Notre objectif est de conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement.

Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées visant à empêcher toute altération, perte ou accès non autorisé à vos données.

Les dispositifs de sécurité mis en œuvre varient selon le degré de sensibilité des données personnelles confiées.

Ils incluent des mesures visant à protéger vos données contre tout accès non autorisé.

Le cas échéant, les mesures de sécurité comprennent le cryptage des communications via SSL ou l’utilisation de plateformes d’envoi de gros fichiers sécurisées, le pare-feu, la formation des collaborateurs, les contrôles d’accès, la séparation des tâches et les protocoles de sécurité similaires.

Par vous :

Il importe que vous préserviez également de votre côté la confidentialité de vos identifiants de façon à empêcher une utilisation illicite de vos comptes.

Transferts vers des pays tiers

ELYADE :

Ne transfère pas de données vers des pays tiers

Prestataires et partenaires

Raison Sociale	Objet	Informations complémentaires
AGORA VITA	Hébergeur du site	1 rue Paul Mesplé 31100 Toulouse – France https://www.agoravita.com/politique-de-protection-des-donnees.php
EMAGMA	Développeur du site	33 av du Général Leclerc 09000 Foix- France https://www.emagma.fr/vie-privee
TARTE AU CITRON	Gestionnaire de cookies	4 rue Leo Valentin – 34500 Béziers – France https://tarteaucitron.io/mentions

Cookies

Lors de la consultation du site internet, des informations concernant le visiteur ou relatives à la navigation du terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.), sont susceptibles d’être lues ou enregistrées dans des fichiers “cookies” installés sur le terminal du visiteur, sous réserve des choix exprimés concernant les cookies.

Pour en savoir plus sur les cookies, leur fonctionnement et les moyens de s’y opposer : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser

Certains cookies peuvent être déposés ou lus sans recueillir le consentement des personnes, à savoir :

Les cookies ayant pour finalité exclusive de permettre, ou faciliter la communication par voie électronique ;
Les cookies strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur;
Certains cookies de mesure d’audience.

Informations complémentaires : Voir le gestionnaire de consentement

Quels sont vos droits ?

Conformément aux Lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès à votre dossier, ainsi qu’à toutes les données les concernant de manière générale
Droit de rectification des données vous concernant, si elles sont inexactes
Droit de retirer à tout moment votre consentement
Droit d’effacement des données qui vous concernent sous réserve des conditions d’exercice de ce droit en application des dispositions de l’article 17 du RGPD
Droit à la limitation du traitement
Droit à la portabilité des données dans les conditions prévues à l’article 20 du RGPD
Droit d’opposition au traitement de vos données, sous réserve des conditions d’exercice de ce droit en application des dispositions de l’article 21 du RGPD. Ainsi, le droit d’opposition ne trouve à s’appliquer que lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement ou un tiers (par exemple lorsque le responsable de traitement envoie des propositions de locations analogues au bien pour lequel la personne concernée a présenté un intérêt). Il ne trouvera en revanche pas à s’appliquer lorsque le traitement repose sur une obligation légale ou sur l’exécution du contrat.
Droits liés à la prise de décision automatisée y compris le profilage.
Droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre mort,

Vous pouvez porter toute réclamation devant la CNIL : www.Cnil.fr

Dans le cas où des coordonnées téléphoniques ont été recueillies, vous êtes informés de la faculté de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique prévue en faveur des consommateurs (article L. 223-1 du code de la consommation).

Vous pouvez vous opposer sans motif à toute prospection commerciale ; Pour en savoir plus sur les listes d’oppositions : https://www.cnil.fr/fr/les-listes-dopposition.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : dpo@elyade.com

Adresse postale : ELYADE, À l’attention du délégué à la protection des données (DPO), 29 rue Jean Monnet, ZA du Cassé, 31240 Saint-Jean

Comment sont protégées vos données ?

ELYADE mets en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes.

Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, il est tenu compte en particulier des risques que présente le traitement, résultant notamment de la destruction, de la perte, de l’altération, de la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou de l’accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.

Elyade prend toutes les précautions utiles au regard des risques présentés par son traitement pour préserver la sécurité des données à caractère personnel et, notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Mise(s) à jour

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment notamment afin de permettre la prise en compte de l’évolution du site d’ELYADE, de la réglementation, de la doctrine des autorités de contrôle ou la mise en œuvre de nouveaux traitements.

Dernière mise à jour : 27.05.2021